Todo negocio en crecimiento los tiene: las tareas que alguien realiza todos los días porque así siempre se han hecho. Copiar datos de un sistema a otro. Generar manualmente los mismos informes cada semana. Enviar los mismos correos de seguimiento en secuencia. Actualizar la misma hoja de cálculo a mano. Estas tareas parecen parte del trabajo, pero en realidad son un costo significativo y medible que la mayoría de las empresas nunca audita.
Considere un miembro del equipo que pasa 2 horas al día en entrada de datos manual y tareas administrativas. A $25 por hora, son $50 por día, $250 por semana, $13,000 al año, para tareas que no agregan valor, no producen crecimiento y podrían automatizarse. Multiplíquelo por un equipo de cinco personas haciendo tareas similares y tiene $65,000 en costo laboral anual que es puramente sobrecarga operativa.
Eso es antes de considerar la tasa de error en los procesos manuales, los retrasos causados por pasos que requieren acción humana antes de que pueda comenzar el siguiente paso, y el costo de oportunidad de lo que esos miembros del equipo podrían lograr si no estuvieran haciendo trabajo repetitivo.
Cualquier proceso que implique copiar manualmente datos de un sistema a otro es un candidato principal para la automatización. Las integraciones personalizadas entre su CRM, software de contabilidad, plataforma de programación y otras herramientas pueden eliminar estas transferencias por completo, con el beneficio adicional de la precisión de datos en tiempo real en lugar del retraso y la tasa de error de la entrada manual.
Confirmaciones de citas, encuestas de finalización de trabajos, solicitudes de reseñas, recordatorios de pago, secuencias de incorporación, correos de seguimiento: todo esto puede activarse automáticamente en función de eventos en su sistema empresarial. El cliente recibe comunicación oportuna y personalizada, y su equipo no invierte tiempo en ello.
Si alguien en su organización crea informes extrayendo datos manualmente de diferentes fuentes y ensamblándolos en una hoja de cálculo, el software personalizado puede reemplazar todo ese proceso con un panel automatizado que extrae datos en tiempo real y los presenta en el formato más útil para la toma de decisiones.
Para las empresas de servicios, los sistemas automatizados de programación y despacho pueden asignar trabajos a los miembros del equipo adecuados según disponibilidad, ubicación y habilidades, eliminando el intercambio de mensajes que generalmente consume un tiempo de coordinación significativo.
Las herramientas de software genéricas están construidas para casos de uso promedio. Su negocio no es promedio: tiene flujos de trabajo específicos, reglas específicas, excepciones específicas y formas específicas de operar que se han desarrollado durante años. Las herramientas comerciales requieren que su negocio se adapte a su estructura, lo que a menudo significa soluciones improvisadas, pasos manuales para cubrir brechas y pagar por características que no necesita mientras le faltan las que sí necesita.
El software a medida se construye alrededor de cómo opera realmente su negocio. No requiere soluciones improvisadas porque está diseñado para su caso de uso exacto. La inversión inicial es mayor, pero la ganancia de productividad y la confiabilidad operativa también son mayores, a menudo significativamente.
No necesita automatizarlo todo a la vez. El mejor enfoque es identificar el proceso manual más doloroso y que más tiempo consume en su negocio y construir una solución enfocada para eso primero. La ganancia de productividad a menudo financia el siguiente proyecto.
En Bionic Core ayudamos a las empresas a identificar las oportunidades de automatización correctas y a desarrollar software personalizado que se integre con sus herramientas existentes y elimine sus flujos de trabajo manuales más costosos. Si su equipo pasa horas en tareas que podrían automatizarse, conversemos sobre qué es posible.